Sinan AYDIN'ın Haberi...

RADARHABER / ERZURUM

Dış kurumlardan gelen veya Elektronik Bilgi Yenileme Sistemi (EBYS)´ den dış kurumlara üretilen evrakların alma ve gönderme işlemlerinin fiziksel olarak postalanması yerine, elektronik ortamda KEP (Kayıtlı Elektronik Posta) üzerinden yapılması, 09.02.2018 tarihi itibariyle başladı. Bu kapsamda Erzurum´daki tüm devlet kurumlarına da yazılı talimatlar gönderildi. Gazeteniz GÜNEBAKIŞ´ın resmi kurumlarda yaptığı araştırmada, Erzurum´daki memurların büyük oranda KEP kullanmaya başladığı öğrenildi.

EVRAK İÇİN ÇIKTI ALMAYA VE POSTALAMAYA GEREK KALMIYOR

Kurumlar arasında oldukça büyük kolaylık sağlayan KEP sayesinde, artık bir evrakı postalamak için çıktı alınmasına ve evrak kayıt bürosundan fiziksel olarak postalama yapılmasına gerek kalmıyor. İş yükünü azaltmak, zamandan tasarruf etmek ve gereksiz yere posta gönderi ücreti ödememek için uygulamaya okulan KEP´i, Erzurum´daki memurların yüzde 90´a yakınının kullanmaya başladığı öğrenildi.

KEP NASIL KULLANILIYOR?

Kayıtlı Elektronik Posta (KEP) işlemini yapabilmek için, karşı kurumun KEP adresinin olması gerekiyor. Bunun tespiti için EBYS´ den evrak üretildiğinde, gereği alanına " KURUM” seçilerek, dış kurumun adresi yazıldığında hemen altında oluşan postalama seçeneği sadece doğrudan "KEP” ifadesi geliyor ise ‘muhatap kurumun KEP adresi var´ anlamına geliyor. Şayet KEP adresi olmayan bir kuruma evrak postalama seçeneği olarak KEP tercih edilirse “Seçmiş olduğunuz dağıtım yerinin KEP Adresi tanımlı değildir” şeklinde uyarı metni geliyor. Doğrudan KEP postalama seçeneği geldiğinde, işlem değiştirilmeden devam ettiriliyor. Belirlenen imza yetkilisinin evrakınızı imzalaması akabinde bu evrak, o birimin KEP yetkilisi tarafından elektronik ortamda postalanıyor. Bu yüzden evrakı postalamak için artık çıktı alınmasına ve evrak kayıt bürosundan fiziksel olarak postalama yapılmasına gerek kalmıyor.